La reciente crisis sanitaria ha implicado para muchas empresas la necesidad de renovarse, de encontrarle sentido a la nueva realidad laboral. En esta entrevista a Smara Conde Real de Asua, Directora de Recursos Humanos en Aegon, conocemos cómo se han adaptado al trabajo flexible y por qué han decidido apostar por el bienestar de sus empleados invirtiendo en sus oficinas

La Ciudad de Aegon está concebida para vivir en comunidad, organizada por calles con distinto pavimento, señalética indicando direcciones, una Plaza Mayor, un food truck… ¿Han conseguido estas innovaciones mejorar la productividad? ¿Cómo aporta a la salud de sus empleados? 

A pesar de tener un esquema de trabajo híbrido habéis decidido invertir en vuestras instalaciones, ¿qué os ha llevado a apostar por este cambio?

Como empresa aseguradora siempre hemos sido considerados como un servicio esencial y aún así fuimos de los primeros en estar teletrabajando, por un tema de responsabilidad individual y social y porque creíamos en el teletrabajo. Yo creo que era julio de 2020, cuando, ese verano, en el Comité de Dirección tuvimos varias conversaciones: “¿Vamos a querer volver a la oficina 5 días a la semana de 9:00 a 18:00?”. Veíamos que el equipo seguía siendo productivo y decidimos que no queríamos volver al modelo anterior, y que no era algo temporal por una crisis sanitaria. 

Una vez tomamos esa decisión nos hicimos otra vez muchísimas preguntas. Fue un proceso basado en preguntar y dar respuestas a través de la inteligencia colaborativa. Cuando decidimos que no queríamos ir todos los días apostamos por un modelo de dos días de trabajo en la oficina y hasta tres en casa, absolutamente voluntario.

El siguiente paso del proceso fue plantearnos: “¿Y para qué vamos a ir a la oficina?”. Todas las respuestas iban relacionadas con la conexión personal, el trabajo en equipo y determinadas discusiones que creemos son más efectivas cara a cara. Queríamos utilizar la oficina como un lugar de encuentro donde la gente quisiera ir a hacer algo que realmente tuviera sentido para ellos. Nuestro antiguo layout no servía para este modelo, por lo que comenzamos un proyecto de diseño basado en poder facilitar distintos espacios para el trabajo que nuestros  equipos iban a desarrollar en nuestras instalaciones.

Desde la inauguración del nuevo espacio de trabajo, ¿habéis percibido un cambio de actitud en la plantilla? ¿Cómo ha sido la acogida?

La productividad de todos los equipos ha aumentado, no sé si desde la inauguración de la oficina pero sí desde el inicio de esta crisis. Yo he sentido una unión y un cuidado mutuo muy importante entre las personas. Como dato, nosotros teníamos un 45% de resultado en la encuesta de compromiso en 2018 y el último resultado que tengo a día de hoy es un 79%, hemos doblado el compromiso

La percepción en cuanto a cómo se han acogido las nuevas oficinas es buena. Preguntando hemos mejorado, por ejemplo, incluyendo “zonas de silencio” inspiradas en los vagones del AVE, porque nuestros empleados querían espacios de concentración. Lo que hay detrás de todo el modelo es la idea de ‘quedarnos con lo mejor de los dos mundos’. Queremos que sea un sitio acogedor, que te sientas como en casa. Son los mismos empleados y en especial un grupo de ellos de distintas áreas, experiencias y edades que han colaborado estrechamente con nosotros los que han ido dando ideas que hemos podido hacer realidad.

Tenemos mucha curiosidad por la Plaza, el núcleo de la oficina. ¿Qué aporta este espacio a las relaciones entre empleados? 

La Plaza Mayor es un sitio que utilizamos tanto para reuniones de empleados a nivel global como para encuentros. Es un espacio abierto donde hay gradas, mesas bajas, mesas altas… Es muy funcional. 

Para las reuniones, que pueden ser presenciales o híbridas, tenemos pantallas, cámaras y micrófonos que nos permiten hacer encuentros con empleados. La tecnología es uno de los pilares básicos para una transformación como la que nosotros hemos tenido y para el trabajo híbrido; la tecnología tiene que facilitar que te sientas incluido estés trabajando desde casa o desde la oficina. Los lunes hacemos ahí el seguimiento de las iniciativas estratégicas de la compañía. Es un espacio abierto, nosotros queremos ser honestos y transparentes, no es una sala cerrada donde el que pasa no oiga nada. 

Fotografía gradas de la Plaza

También es una zona de encuentro, de diversión. Es donde está el futbolín y cerca las máquinas de café. Es un sitio que invita a compartir, ya sea desde el punto de vista más individual o de grupo. 

Además de ello, quiero hacer hincapié en la importancia de contar con una potente tecnología adaptada a las comunicaciones en todas las salas de la oficina. Una de las grandes preocupaciones que encontramos a la hora de volver a la oficina es que nadie se quedara fuera cuando hubiera reuniones grupales mixtas, con parte de los asistentes en la oficina y parte desde casa. Por ello hemos dotado todas las salas con cámaras, micrófonos, pantallas y pizarras interactivas, que hacen que todos los asistentes se sientas escuchados e involucrados en la conversación, haciendo realmente posible el modelo híbrido

Fotografía Plaza completa

La salud mental es un tema que cada vez se tiene más en cuenta en el lugar de trabajo, ¿cómo puede ayudar un espacio físico a reducir el estrés y la ansiedad del día a día?

Una de las cosas que tenemos que agradecer a toda esta época de pandemia es que en los entornos profesionales empezamos a hablar de salud mental. Es fundamental sentirse bien, no solo en el entorno de trabajo sino en tu vida, tan importante como que te duela la cabeza, la salud más entendida como física. Yo no entiendo la salud sin incluir la parte del bienestar. El tener detrás la filosofía de lo mejor de los dos mundos da sensación de libertad, de menos presión.

Nosotros también hemos dado apoyo psicológico, seguimos dando y lo seguiremos dando a todas aquellas personas que lo puedan necesitar. Si no nos sentimos bien y no estamos comprometidos y satisfechos, no hacemos bien nuestro trabajo. 

El espacio de encuentro común ayuda. También ayuda compartir, decir cómo te sientes. Nuestra filosofía está muy basada en tener conversaciones. Pero no solo en la Plaza Mayor. El tener un espacio dedicado para tu equipo, un lugar donde sabes que puedes pensar, con quién te vas a encontrar, qué vas a hacer… Esto también influye positivamente.

Y en cuanto a la salud física, ¿qué innovaciones habéis planteado en cuanto a mobiliario y movilidad dentro de la oficina?

Antes, cuando íbamos a la oficina, llegabas a tu mesa y es verdad que podías ir a alguna reunión, pero estabas la mayor parte del día sentado en tu silla. Ahora, contar con lugares en la oficina donde se hacen determinadas actividades hace que te muevas, y moverse siempre es positivo.  

Además, tener implantado en la oficina un servicio de fisioterapia te puede ayudar físicamente si tienes algún problema. También nos hemos encargado de hacer la evaluación de los riesgos físicos en el lugar de residencia al negociar el acuerdo de teletrabajo.

Entendemos que este cambio se ha visto reflejado en el bienestar del equipo, ¿qué aspectos medís para demostrarlo? ¿Estáis haciendo un seguimiento con datos?

Yo creo que en general la gente quiere ir a la oficina. El seguimiento que hacemos por ejemplo de absentismo es absolutamente mínimo, en el último trimestre un 2’4%.

¿Cómo lo medimos? A través de nuestros pulses preguntando 3-4 veces al año. Tenemos una estrategia de escucha continua a nuestros empleados y medimos el bienestar. Este bienestar tiene cuatro preguntas: si has mantenido la conexión con las personas importantes para ti, si las conversaciones con el jefe son de trabajo o también de salud, el nivel de estrés y otra sobre la carga de trabajo. Los últimos resultados de estas preguntas de bienestar nos sitúan en un 75%, lo que significa que están de acuerdo o totalmente de acuerdo.

Nos encanta ver que habéis apostado al máximo por la iluminación natural y los elementos biofílicos. ¿Cómo os hace sentir trabajar en un espacio que imita la naturaleza del exterior?

Yo me siento cómoda. Me gustan la naturaleza, los entornos abiertos, y eso me relaja y me da tranquilidad. Nos hemos inspirado en una ciudad o pequeño pueblo al diseñar las oficinas. De tal manera que cada zona de trabajo tiene carteles que son la panadería, la comisaría, el parque, la Plaza Mayor… 

Son cosas que haces en el día a día para encontrarte con alguien. En una ciudad hay entornos verdes y abiertos, por eso hemos querido integrar estos elementos en la oficina. 

Fotografía plantas de la oficina

¿Cómo se enmarca la apuesta por el nuevo modelo de oficina dentro de vuestra propuesta de valor al empleado (EVP)? ¿Podrías hablarnos sobre vuestro EVP?

Se enmarca dentro de la flexibilidad, y te tengo que decir que la estamos retrabajando. Yo creo que las compañías que nos dedicamos a dar servicio a las personas tenemos que tener las orejas muy abiertas para saber qué nos pedís las nuevas generaciones y qué han supuesto estos dos años en la vida de cada uno. 

Nuestro EVP tiene metodologías de trabajo ágil y flexibilidad. Es un modelo flexible y también muy exigente donde queremos autogestionarnos. Creo que es muy importante sentir que eres responsable de lo que haces, cómo lo haces y cuándo. 

Entre otras cosas, en nuestra EVP damos muchísima importancia a la conciliación y la desconexión. Tenemos jornada intensiva en verano, un plan social muy potente con el seguro de salud, un plan de pensiones y un seguro de ahorro para la jubilación, todos trabajamos con compensación fija y variable donde reconocemos el trabajo bien hecho. Tenemos una organización, más que jerárquica, muy horizontal, el mismo consejero delegado no tiene un despacho.

Tenemos un propósito como compañía: nosotros existimos para ayudar a las personas a vivir su mejor vida, a nuestros clientes pero también evidentemente a nuestros empleados. Para ello hemos definido tres comportamientos básicos: estar conectados, dar un paso al frente y ser una fuerza para hacer el bien. 

Personalmente Smara, de todas las innovaciones que habéis implantado, ¿cuál es la que más te aporta a ti en el día a día?

La flexibilidad sin ninguna duda. Tengo tres hijos y un puesto de responsabilidad. El sentir que me puedo autogestionar y dar servicio a los demás es absolutamente crítico para mí. 

Me chifla mi trabajo, quiero marcar la diferencia para las personas y este modelo me ayuda a hacerlo. Digamos que me permite tener una vida plena tanto en lo personal como en lo profesional.