Artículo escrito por Alfonso Roig.
El año arranca con exigencia. El año pasado nos exigió adaptación, el que empezamos nos pide también revisar nuestra productividad. Tenemos recursos limitados para retos únicos. El concepto no es nuevo, pero el nivel de exigencia, en muchos casos, sí.
Nunca podemos ser demasiado productivos, así que esto nos aplica a todos.
No es una cuestión de ser ágil o no. La agilidad no debe ser una cuestión de credos, ni de marketing. No somos mejores por haber hecho un curso, ni por incluir términos, o elementos de las metodologías ágiles en nuestra web. La clave está en aprovechar la referencia que aquellos que utilizan esta forma de organizar el trabajo nos dan.
Los beneficios para hacer más y más rápido son claros. Su valor en el contexto actual, también. Exploremos los más destacados:
Foco.
Los equipos que trabajan con modelos ágiles centran el tiro.
Trabajar en muchas cosas a la vez nos hace menos efectivos. Presumimos de multi-tasking, pero cada vez que pasamos de un tema a otro desperdiciamos un tiempo precioso.
La mayor parte de las reuniones de trabajo incluyen un elemento de calentamiento: centrarnos, recordar el porqué de lo que queremos hacer, lo que hemos hecho ya, reflexionar sobre opciones, riesgos, experiencias. Evaluar, seleccionar, decidir (si es que llegamos tan lejos). Acordar acciones y siguientes pasos. Y de repente -zas- cortamos de raíz y nos vamos (física or virtualmente) a la siguiente reunión en la que debemos hacer el mismo esfuerzo para prepararnos, mientras perdemos la lucidez sobre el tema anterior que tanto nos había costado crear.
El ejemplo de la agilidad es dejar que un equipo se centre en hacer algo que importa durante un periodo de tiempo, un sprint (con frecuencia, dos semanas). Nada más.
La mayoría de nuestros trabajos tienen múltiples dimensiones y áreas de responsabilidad. Si somos capaces de centrarnos en aquello que es prioritario (y valioso) y nos centramos en su ejecución, los resultados mejoran y la velocidad es mayor.
Las empresas ágiles protegen a sus empleados y les permiten ejecutar lo que hacen. Tener demasiadas cosas que hacer no es una excusa para no entregar valor.
Organizar el trabajo.
Las metodologías ágiles se basan en la creación continua de nuevo valor. Una vez que hemos decido lo que entra en cada sprint, buscamos que los equipos se centren en conseguir ese incremento de valor.
El trabajo es más fácil cuando se puede dividir en elementos pequeños. Es más fácil de entender, de hacer y podemos comprobar si lo que creamos sirve o no.
Las empresas ágiles crean y actualizan una lista de lo que tenemos que hacer, estiman el esfuerzo y tiempo que requiere y lo priorizan. El mundo ágil nos permite ver nuestro trabajo como la creación de un producto. Esto no es algo que se limite a un desarrollador de Software o a un Product Manager.
Cualquier proyecto que hacemos en finazas, en RRHH, en logística. Aquello que hacemos para mejorar la experiencia del empleado, para ganar un cliente, o para entrar en mercados nuevos.
Aún mejor, cualquier iniciativa que incluye a recursos de estos tres departamentos y de otros, puede entenderse como un producto que aporta valor a un cliente (interno, externo, o ambos).
Organizar el trabajo de forma ágil requiere claridad con respecto a lo que significa un incremento de valor. Algo está hecho cuando cumple con lo que esperamos de ello. Por eso, antes de empezar, necesitamos haber definido cómo sabremos si aquello que vamos a hacer está acabado y nos sirve. En el mundo ágil, usamos el termino: definición de algo acabado (definition of done). Ser específicos nos ayuda a saber si es posible, si es importante y, más tarde, si lo hemos conseguido.
Crear las condiciones para la productividad.
Quizás es el mayor cambio de todos. Todo equipo necesita alguien que se encargue de entender aquello que afecta nuestro progreso y de crear las condiciones para que el equipo pueda crear esos incrementos de valor cada vez a mayor velocidad.
El nuevo reto de nuestros gestores es crear las condiciones. Esos mismos gestores que sufren a la hora de empoderar a su equipo, deben aprender a servir, a allanar el camino, a proteger el foco, a dotar a los miembros del equipo con todo lo que necesitan para hacer un buen trabajo. Información, claridad, herramientas, conocimiento, apoyo y refuerzo.
Los managers no pueden ser cuellos de botella. Su tarea no es ser el mejor del equipo. Su mérito no está en que todo pase por ella, o por él.
El rol del Scrum Master es hacer que el equipo rinda y mejore cada vez. Esa es la tarea principal del manager de hoy. Revisar y reaccionar para ganar velocidad. Entender qué nos retrasa, o impide progresar. Echarse a un lado. Dejar que el equipo decida el cómo. Ayudar a que el equipo brille.
Gestionar personas requiere gestionarnos primero a nosotros. Su éxito es nuestro éxito.
El año de la productividad.
El año pasado nos enseñó que trabajábamos mal en equipo. Al profundizar, nos dimos cuenta de que la productividad sufre por la falta de objetivos claros y coordinados, por intentar hacer demasiadas cosas a la vez, por no tener un sistema para revisar si lo que hacemos aporta, por no ser capaz de compartir con los demás lo que hacemos, o entender lo que ellos hacen.
La mayor parte de las organizaciones desperdician sus recursos. Para muchos es un tabú. Nadie quiere que se ponga en tela de juicio su habilidad para trabajar de forma efectiva. No es una cuestión solo de mejorar procesos y de usar Lean en nuestra área productiva o de logística.
Las metodologías ágiles no son el objetivo final, son una referencia para trabajar en equipo, alimentar la inteligencia colectiva, priorizar nuestros esfuerzos, alinear objetivos, medir y aumentar nuestra velocidad y nuestro impacto.
Desde boost ayudamos a las empresas a entender qué consume su tiempo y recursos y cómo mejorar la productividad de los equipos. Este año, lo necesitamos todos.
