La Gestión de Proyectos es muchas veces la gran olvidada sobre todo en pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, la aportación que hace tanto al día a día en la organización como a proyectos concretos es mucho mayor de la que pensamos. Empezando por la agilidad que traslada a tareas diarias y cómo facilita la comunicación tanto interna como externamente. Pero no adelantemos acontecimientos, vamos a hablar primero sobre qué es el project management y luego te contamos qué valor aporta.
Qué es la Gestión de Proyectos
La Gestión de Proyectos o project management consiste en planificar, gestionar y llevar a cabo un proyecto para cumplir objetivos de la manera más eficiente. Es una herramienta muy útil incluso contando con una sola persona en el proyecto. Cuando son varias se organizan las tareas para cumplir el objetivo común, por lo que la utilidad que tiene habla por sí sola.
Pongamos un ejemplo, quieres comenzar una iniciativa para hacer voluntariados con el resto de empleados. Gestionando el proyecto se puede adjudicar a cada persona o departamento una tarea ya sea recopilar información, medir presupuestos, movilidad… Todos los implicados tendrán conocimiento de qué ocurre en cada momento, cuándo deben participar, quién se encarga de qué tarea, etc. De esta manera, cumpliendo cada uno con su parte en el tiempo adjudicado se lleva a cabo un proyecto muy armonioso donde, por ejemplo, evitamos repetir información constantemente.
Entonces, ¿qué hace un Project Manager?
Un Jefe de Proyectos o Project Manager tiene una gran cantidad de responsabilidades, desde el inicio hasta el fin del proyecto. A grosso modo podemos decir que se encarga de la puesta en marcha, la planificación, el diseño, la ejecución, el seguimiento, el control y el cierre exitoso del proyecto.
De esta figura depende que los objetivos se alcancen en el tiempo previsto y que el presupuesto y resto de recursos sean utilizados de manera eficiente. Incluso el tiempo que cada persona o equipo dedica, forma parte de estos recursos. Con una buena planificación, la mejora de productividad y el incremento de beneficios están asegurados en la organización.
¿Qué aporta la gestión de proyectos a tus clientes?
- Existe orden y claridad en los proyectos gracias al planning.
- Se maximizan los recursos: tiempo, dinero, conocimientos del personal, etc.
- Se marcan hitos y objetivos claros, por lo que es más sencillo cumplir expectativas.
- Durante el journey se establece una planificación realista.
- Mejora la comunicación evitando confusiones y repeticiones que llevan a la pérdida de tiempo.
- Tanto los empleados como los clientes se sienten atendidos e informados.
- Hay una previsión de posibles problemas o riesgos que se tienen en cuenta para mantener el foco.
- El aprendizaje continuo de éxitos y también fracasos. Al estar todo establecido y recopilado el follow up es más sencillo.
- La motivación de los involucrados se mantiene alta gracias a contar con fechas e hitos claros.
- La seguridad que siente el cliente también es notable ya que no existe incertidumbre y se puede apoyar en el Project Manager para resolver dudas.
- La posibilidad de involucrar a todas las partes y sentirse acompañado durante el proceso también se valora.
- Se promueve la innovación y el uso de tecnologías. Existen muchas herramientas digitales que ayudan a iniciarse en el mundo de la planificación, aportan por ejemplo al equipo encontrando la documentación en un solo lugar.
Ahora que conoces qué es la Gestión de Proyectos, te podrás imaginar la gran cantidad de beneficios que aporta tenerlo presente, estos son solo algunos de ellos.
En Grupo Binternational somos fans de la mejora continua. Dar el paso a tener presente el Project Management fue una decisión muy clara, sabíamos cuánto aportaría a nuestros clientes. Si estás pensando en participar en un proyecto de consultoría estratégica (incluyendo la selección), apuesta por quienes se aseguran del éxito en sus metas y el acompañamiento continuo, aquellos en quienes puedes confiar. Contacta con nosotros para proyectos de Transformación Organizacional, Recursos Humanos y Sostenibilidad.